第三者の戸籍の証明書を郵便で取得するとき

自己の権利行使や義務履行に必要な場合など、正当な理由があると認められた個人または法人が、第三者の戸籍の証明を郵便で取得する方法は次のとおりです。

自己の権利を行使、または義務を履行するために必要と認められた場合や、戸籍の記載事項を利用する正当な理由があると認められた場合のみ、杉並区に本籍地をおかれている方の戸籍の証明書を取得することができます。

郵便で取得するには、申請書、本人確認書類、手数料の定額小為替など必要なものと、返信用封筒を同封して杉並区役所　区民課区民係戸籍郵送担当へお送りください。

申請書が区役所へ到着後、通常10日から2週間程度で証明書を取得者（個人の場合は住民登録されている住所、法人の場合は法人の所在地）あてにお送りします。（郵便事情や取得する内容により、到着までの日数が変わることがあります）

取得できる方

次の正当な理由がある方が対象です。取得は法人でも可能です。

• 自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために戸籍の記載事項を確認する必要がある方
• 国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある方
• その他戸籍の記載事項を利用する正当な理由がある方

詳しくは「第三者の戸籍の証明を取得するとき」をご確認ください。

郵便でお送りいただくもの

郵便で申請する場合は次のものをすべて同封して、杉並区役所 区民課区民係戸籍郵送担当へお送りください。

取得者が個人の場合

1　【郵送用】戸籍に関する証明書等の交付請求書

申請書は次の事項が記載されていれば、便箋や他区市町村の申請書でも受付可能です。

1. 取得者の住所、氏名、生年月日、必要な方との続柄
2. 昼間に連絡がつく電話番号（必ず記入してください。連絡が取れない場合はそのまま返却させていただく事もあります）
3. 必要な戸籍の本籍地、筆頭者
4. 取得する証明書と必要数
   注記：個人事項証明書（抄本）の場合は必要な方の氏名も記入してください。
5. 具体的な取得理由、必要事項

申請書は次のページの様式をダウンロードしてお送りいただくことも可能です。

（様式）【郵送用】戸籍に関する証明書等の交付請求書

2　取得者の本人確認書類のコピー

返信用封筒のあて名と同じ住所が確認できる書類のコピーをご用意ください。
詳細な本人確認書類の一覧は、「本人確認を実施しています」をご参照ください。

1. 1点で確認が済む本人確認書類の例
   マイナンバーカード、運転免許証、住民基本台帳カード、在留カード、特別永住者証明書、官公署（国、県、市などの機関）が発行している顔写真付き本人確認書類など
2. 2点以上の確認が必要な本人確認書類の例
   住所、氏名、生年月日などが記載されている健康保険証又は健康保険資格確認書（有効期限内のもの）、年金手帳など
3. 上記1及び2の本人確認書類をお持ちでない方
   詳細な本人確認書類の一覧をご確認ください。一覧に該当する本人確認書類をお持ちでない場合は、事前にお問い合わせください。

注記1：本人確認書類は必ず有効期限内のもので、住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。

注記2：健康保険証又は健康保険資格確認書（有効期限内のもの）のコピーをお送りいただく際は、保険者番号および被保険者等記号・番号をマスキング（黒で塗りつぶし）してください。

注記3：マイナンバーカードは、マイナンバーが記載されている裏面のコピーは不要です。

注記4：法務省の通達により、パスポート以外の本人確認書類をご用意ください。

3　戸籍を必要とする疎明資料（契約等の権利や義務などを確認できる資料）のコピー

契約等の内容がわかる資料など、取得者と相手方との関係がわかり、戸籍の証明書を必要とする理由が明らかな資料をお送りください。

注記：申請書の記載から取得理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料の提出を求めたりすることがあります。必要な資料としては主に以下のものですが、内容によって異なるため、詳しくはお問い合わせください。

• 金銭貸借関係などで戸籍を取得する場合
  債権債務関係の確認ができる契約書など
• 裁判など国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
  手続きの内容、および提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料
• その他、権利の行使、義務の履行などのために戸籍を取得する場合
  権利、義務の内容、および提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料

4　手数料分の定額小為替

手数料は郵便局またはゆうちょ銀行で購入する定額小為替をお送りください。

注意事項

• 定額小為替の指定受取人の欄には何も記入しないでください。
• 切手、収入印紙、小切手等は受付できません。
• 戸籍をさかのぼる場合などで、料金が不足した場合は追送をお願いすることがあります。

5　返信用封筒

取得者の住所、氏名を記入のうえ、切手を貼ってください。証明書の枚数によって郵便料金が不足した場合には【不足分受取人払】として発送しますので、郵便局に不足分をお支払いください。

原則として、証明書は取得者の住民登録されている住所地にお送りいたします。勤務先や他の住所地へはお送りできません。

速達、書留、特定記録郵便等で郵送する必要がある場合は、基本料金に加算した料金分の切手を貼付するとともに、封筒に赤い線を表示してその旨を記入してください。

料金を計算する・調べる（日本郵便ホームページ）

取得者が法人の場合

1　【郵送用】戸籍に関する証明書等の交付請求書

申請書は次の事項が記載されていれば、法人が作成した申請書でも取得は可能です。

1. 取得者となる法人の、主たる事業所の所在地
   法人名・代表者氏名または責任部署の責任者名
   会社の代表者印または社印の押印
   取得担当者の所属、氏名、昼間に連絡がつく電話番号
2. 必要な方の戸籍の本籍地、筆頭者
3. 取得する証明書と必要数
   注記：個人事項証明書（抄本）の場合は必要な方の氏名も記入してください。
4. 具体的な使用目的、提出先

申請書は次のページの様式をダウンロードしてお送りいただくことも可能です。

（様式）【郵送用】戸籍に関する証明書等の交付請求書

2　法人担当者の本人確認書類のコピー

詳細な本人確認書類の一覧は、「本人確認を実施しています」をご参照ください。

1. 1点で確認が済む本人確認書類の例
   マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、在留カード、特別永住者証明書、官公署（国、県、市などの機関）が発行している顔写真付き本人確認書類など
2. 2点以上の確認が必要な本人確認書類の例
   住所、氏名、生年月日などが記載されている健康保険証又は健康保険資格確認書（有効期限内のもの）、年金手帳など
3. 上記1及び2の本人確認書類をお持ちでない方
   詳細な本人確認書類の一覧をご確認ください。一覧に該当する本人確認書類をお持ちでない場合は、事前にお問い合わせください。

注記1：本人確認書類は必ず有効期限内のもので、住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。

注記2：健康保険証又は健康保険資格確認書（有効期限内のもの）のコピーをお送りいただく際は、保険者番号および被保険者等記号・番号をマスキング（黒で塗りつぶし）してください。

注記3：マイナンバーカードは、マイナンバーが記載されている裏面のコピーは不要です。

注記4：法務省の通達により、パスポート以外の本人確認書類をご用意ください。

3　法人担当者と法人との関係確認書類のコピー

取得する方が会社の代表者の場合は、代表者資格証明書等、担当者の場合は、社員証や社名の入った健康保険証又は健康保険資格確認書（有効期限内のもの）、代表者からの委任状や在籍証明書等、担当者と法人との関係がわかるものを同封してください。

注記1：住所、氏名、生年月日が確認できる部分はすべてコピーをしてください。

注記2：職務上請求の場合は職務上請求用紙および資格者証のコピーの同封が必要です。

注記3：名刺は確認書類とはなりません。

注記4：有効期限があるものは、必ず有効期限内のものをコピーしてください。

4　法人の所在を証明する資料のコピー

事務所所在地を確認できる、法人の登記事項証明書等のコピーをお送りください。

5　戸籍を必要とする疎明資料（契約等の権利や義務などを確認できる資料）のコピー

契約書および債務残高証明、相続・訴訟手続きのわかるもの等、取得者と相手方との関係がわかり、戸籍の証明書を必要とする理由が明らかになっている資料をお送りください。

必要な資料としては主に下記のものですが、詳しくは区民課までお問い合わせください。

• 金銭貸借関係などで戸籍を取得する場合
  債権債務関係の確認ができる契約書など
• 裁判など国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
  手続きの内容、および提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料
• その他、権利の行使、義務の履行などのために戸籍を取得する場合
  権利、義務の内容、および提出先から証明を求められている具体的な内容が確認できる資料

6　手数料分の定額小為替

手数料は郵便局またはゆうちょ銀行で購入する定額小為替をお送りください。

注意事項

1. 定額小為替の指定受取人の欄には何も記入しないでください。
2. 切手、収入印紙、小切手等は受付できません。
3. 戸籍をさかのぼる場合などで、料金が不足した場合は追送をお願いすることがあります。

7　返信用封筒

取得者の住所、氏名を記入のうえ、切手を貼ってください。証明書の枚数によって郵便料金が不足した場合には【不足分受取人払】として発送しますので、郵便局に不足分をお支払いください。

法人からの取得の場合、取得者である法人宛にお送りいたします。他の住所地へはお送りできません。

速達、書留、特定記録郵便等で郵送する必要がある場合は、基本料金に加算した料金分の切手を貼付するとともに、封筒にその旨を記入してください。

料金を計算する・調べる（日本郵便ホームページ）

手数料

戸籍の証明書は種類によって1通あたりの手数料が異なります。「戸籍の証明書がほしいとき」にてご確認ください。

郵便申請の送付先・問い合わせ先

郵便の申請先はすべて杉並区役所 区民課区民係戸籍郵送担当での受付です。送付先は下記までお願いします。

郵便番号：166-8570

住所：杉並区阿佐谷南1丁目15番1号
杉並区役所 区民課区民係　あて

電話：03-5307-0788（ダイヤルイン）