個人情報保護制度の概要

区では、昭和62年6月1日から「杉並区個人情報保護条例」に基づき、区民の皆さんの個人情報の保護に努めるとともに、区が保有する自己の個人情報の開示・訂正等の請求の手続きをご案内してきました。
令和5年4月1日から、個人情報保護等の全国的な共通ルールを定めた「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号。以下「法」といいます。）が地方公共団体にも直接適用されることとなり、区の条例に基づく個人情報保護制度から、法に基づく個人情報保護制度に切り替わりました。
これを受け、区は、これまでの「杉並区個人情報保護条例」を廃止し、法の範囲内で独自の保護措置等を定める「杉並区個人情報の保護に関する条例（令和5年杉並区条例第6号。以下「条例」といいます。）」を制定し、引き続き皆さんの権利利益の保護を図ってまいります。

個人情報とは

生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいいます。

1. 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画もしくは電磁的記録（電磁的方式（電磁的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいいます。）で作られる記録をいいます。）に記載され、もしくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号は除く。）をいいます。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。）
2. 個人識別符号（注）が含まれるもの

（注）個人識別符号とは、次のいずれかに該当するものであって、政令で定めるものをいいます。

• 身体的特徴等を電子計算機の用に供するために変換した符号であって、特定の個人を識別することができるもの。
• 対象者ごとに異なるものとなるように役務の利用、商品の購入又は書類に付される符号であって、特定の個人を識別することができるもの。

（例）顔認識データ、運転免許証番号、マイナンバー（個人番号）など

区の個人情報の取扱いのルール

区は、区民の皆さんの個人情報について、法の規定に基づき以下のとおり取り扱ってまいります。

1．個人情報を取得するとき

• 本人から直接書面（電磁的記録を含む。）にて個人情報を取得するときは、法の規定する例外に該当する場合を除き、あらかじめ、本人に対して、取得する個人情報の利用目的を明示します。
• 法令（条例等を含む。）の定める所掌事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用目的の達成に必要となる個人情報に限って取得します。
• 偽りその他不正の手段により個人情報を取得しません。

2．個人情報を管理するとき

• 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報が過去又は現在の事実と合致するように努めます。
• 個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

3．個人情報を利用するとき

• 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法による利用はいたしません。
• 法令に基づく場合、または法の規定する例外に該当する場合を除き、利用目的以外の目的のために個人情報を区の内部で利用しません。

4．個人情報を提供するとき

• 法令に基づく場合、または法の規定する例外に該当する場合を除き、利用目的以外の目的のために個人情報を区の外部へ提供しません。

個人情報ファイル簿

区は、保有する「個人情報ファイル（注）」のうち、1,000人以上の個人情報が記録されているものについて、法で定められた事項を記載した帳簿「個人情報ファイル簿」を作成し、公表します。

（注）「個人情報ファイル」とは、区の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、区の職員が組織的に利用するものとして、区が保有しているもの（以下「保有個人情報」といいます。）を含む情報の集合物であって、次のいずれかに該当するものをいいます。

1. 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
2. 一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの。（いわゆるマニュアル（手作業）処理に関するもの。）

• 個人情報ファイル簿

個人情報登録簿

区は、条例の規定により、区における保有個人情報の取扱い方法等を明らかにするため、個人情報を取り扱う業務の名称や個人情報の利用目的・記録の内容等を登録した個人情報登録簿を作成し、公表します。また、個人情報を取り扱う業務の処理の外部への委託を行う場合や利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用する場合などが生じたときは、個人情報登録簿にそれぞれの場合に応じた記録事項を登録します。

（個人情報登録簿の公表は、「杉並区個人情報の保護に関する規則」の規定により、遅滞なく行うこととします。）

保有個人情報の開示・訂正・利用停止の請求

どなたでも、自己を本人とする区の保有個人情報（区の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、区の職員が組織的に利用するものとして、区が保有しているものをいいます。）について、開示・訂正・利用停止を請求することができます。

1. 自分の情報を知りたいときは、保有個人情報の開示を請求することができます。
2. 自分の情報の内容が事実でないと思われるときは、保有個人情報の訂正を請求することができます。
3. 区が、自分の情報について、区の業務における利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有しているとき、 違法又は不当な行為を助長し又は誘発するおそれがある方法により利用しているとき、偽りその他不正の手段により取得したとき、又は法第69条第1項及び第2項の規定に違反して利用しているときは、保有個人情報の利用の停止又は消去を請求することができます。
4. 区が、自分の情報について、法第69条第1項及び第2項又は第71条第1項の規定に違反して提供しているときは、保有個人情報の提供の停止を請求することができます。

• 保有個人情報の開示・訂正・利用停止請求の概要

杉並区情報公開・個人情報保護審議会への諮問など

情報公開制度、個人情報保護制度、住民基本台帳事務及び防犯カメラの設置等に関する事務の適正かつ円滑な運営を推進し、並びに特定個人情報の取扱いの適正を確保するため、「杉並区情報公開・個人情報保護審議会（以下「審議会」といいます。）」（区民、区議会議員、学識経験者のあわせて21名で構成）を設置しています。

区は、「杉並区個人情報の保護に関する条例」の規定を改正等する場合、法第66条第1項の規定に基づき講ずる措置の基準及び区における個人情報の取扱いに関する運用上の細則の策定等を行う場合であって、個人情報の適正な取扱いを確保するために専門的な知見に基づく意見を聴くことが特に必要であると認められるときは、審議会に諮問します。また、法第66条第1項の規定に基づき講ずる安全管理措置等の取り組みの状況を審議会に報告します。