個人情報保護制度

杉並区議会個人情報の保護に関する条例の制定について

令和5年4月、「個人情報の保護に関する法律」が改正され、地方公共団体の個人情報保護制度について、全国的な共通ルールが適用されることとなりましたが、地方議会は、この法律の適用対象外とされ、独自の個人情報保護制度をそれぞれの議会ごとに設けることとされています。
このことから、区議会でも検討を重ね、個人情報の適切な取扱いに関し必要な事項等を定めた「杉並区議会個人情報の保護に関する条例」（以下「条例」といいます。）を制定しました。

杉並区議会個人情報の保護に関する条例（PDF：312KB）

個人情報とは

生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいいます。

1. 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項をいいます。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。）
2. 個人識別符号（運転免許証番号など、対象者ごとに異なるものとなるように役務の利用、商品の購入又は書類に付される符号であって、特定の個人を識別することができるものなど）が含まれるもの

なお、区議会事務局の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、区議会が保有しているものを「保有個人情報」といいます。

区議会の個人情報の取扱いのルール

区議会では、区民等の皆さんの個人情報について、以下のとおり取り扱います。

 

• 個人情報を取得するとき
  本人から直接書面（電磁的記録を含む。）にて個人情報を取得するときは、原則、あらかじめ本人に対して取得する個人情報の利用目的を明示します。

• 個人情報を管理・利用するとき
  個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
  法令に基づく場合等を除き、利用目的以外で個人情報を区議会内部で利用せず、また、外部へ提供しません。

個人情報ファイル簿

区議会は、保有する「個人情報ファイル」（注）のうち、1,000人以上の個人情報が記載されているものについて、条例で定められた事項を記載した帳簿である「個人情報ファイル簿」を作成し、公表します。
（注）「個人情報ファイル」…保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものや、電子計算機を用いず氏名、生年月日等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの。

現在、区議会では該当する個人情報ファイル簿を作成していません。

個人情報登録簿

区議会における保有個人情報の取扱い方法等を明らかにするため、個人情報を取り扱う業務の名称や個人情報の利用目的・記録の内容等を登録した個人情報登録簿を作成し、公表します。また、個人情報を取り扱う業務の処理の外部への委託を行う場合や利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用する場合が生じたときは、個人情報登録簿にそれぞれの場合に応じた記録事項を登録します。

杉並区議会個人情報登録簿（PDF：5,416KB）

保有個人情報の開示・訂正・利用停止の請求

どなたでも、区議会の保有個人情報について、開示・訂正・利用停止を請求することができます。

1. 自分の情報を知りたいときは、保有個人情報の開示を請求することができます。
2. 自分の情報の内容が事実でないと思われるときは、保有個人情報の訂正を請求することができます。
3. 自分の情報について、区議会の業務における利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有しているとき、違法又は不当な行為を助長し又は誘発するおそれがある方法により利用しているとき、偽りその他不正の手段により取得したとき、又は条例第12条第1項及び第2項の規定に違反して利用しているときは、保有個人情報の利用の停止又は消去を請求することができます。
4. 自分の情報について、条例第12条第1項及び第2項の規定に違反して提供しているときは、保有個人情報の提供の停止を請求することができます。

請求の手続

• 窓口による請求の場合
  請求内容に応じた請求書に必要事項を記載し、区議会事務局（区役所中棟3階）にご持参ください（月曜日～金曜日　午前8時30分～午後5時）。
  本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードなど）を掲示していただきます。
  代理人が請求する場合は、必要書類が異なりますので、お問い合わせください。

 

• 郵送による請求の場合
  請求内容に応じた請求書に必要事項を記載し、下記の送付先にご郵送ください。
  送付先：〒166-8570　杉並区阿佐谷南1丁目15番1号　杉並区議会事務局
  本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードなど）のコピー及び住民票の写し（原本、30日以内に作成されたもの）を添付してください。
  代理人が請求する場合は、必要書類が異なりますので、お問い合わせください。

区議会保有個人情報開示請求書（PDFファイル）（PDF：116KB）
区議会保有個人情報開示請求書（wordファイル）（ワード：25KB）

区議会保有個人情報訂正請求書（PDFファイル）（PDF：74KB）
区議会保有個人情報訂正請求書（wordファイル）（ワード：18KB）

区議会保有個人情報利用停止請求書（PDFファイル）（PDF：77KB）
区議会保有個人情報利用停止請求書（wordファイル）（ワード：18KB）

請求に応じる時期

1. 開示請求
   請求があった日の翌日から起算して14日以内に公開の可否を決定します。ただし、44日を限度に、決定までの期間を延長する場合があります。
2. 訂正請求・利用停止請求
   請求があった日の翌日から起算して20日以内に公開の可否を決定します。ただし、50日を限度に、決定までの期間を延長する場合があります。

費用

請求の手数料は、無料です。ただし、「写しの交付」は、複写費用がかかります。