行政文書の誤廃棄について（2026年7月28日）

杉並保健所保健サービス課において、令和6年度の歯科健診関係の保存文書を誤って廃棄する事案が発生しました。
今後、このようなことがないよう、行政文書の厳正な管理による再発防止に努め、区民の皆さまの信頼回復に努めてまいります。

1　事案の概要

令和8年7月15日、保健サービス課で1年間保管した後に所定の施設へ移送して保存する予定だった歯科健診関係の文書6箱を、文書移送用車両と誤認して廃棄文書回収車に積み込みました。
令和8年7月22日、杉並保健所健康推進課より受けた移送作業日の通知によって、当該文書を積み込んだ車両が廃棄文書を回収するものであったことに気づきました。廃棄文書の回収を担当する総務部総務課に当該文書の所在について確認したところ、7月15日に溶解処分されていることが判明しました。
なお、引き渡し後即日溶解処分されていることから、個人情報の漏えいはありません。

2　発生原因

当該文書を取り扱う職員が、廃棄文書回収日と保存文書移送日を誤認し、廃棄文書回収日の車両に保存文書を積み込んでしまったことにより発生しました。

3　誤廃棄した書類

• 令和6年度「歯科健診記録票」「質問票」　各1,895名分
• 本来の保存期限　令和12年3月31日
• 当該文書に記録されていた内容　1歳6か月児健診、3歳児健診、乳幼児歯科相談の歯科健診情報

4　誤廃棄による影響

文書は廃棄されているため個人情報が流出することはなく、廃棄した文書に含まれる情報は「母子システム」及び「管理カード」に全て記録されているため、区民への影響はありません。

5　再発防止策

今後、保存文書の移送や廃棄を行う際には、廃棄文書と保存文書を明確に区別するため、文書保存箱に表示を行い、保管場所及び箱数等について、保存文書引継一覧を用いて複数人で確認する体制を徹底した上で車両に積み込む際にも改めて確認を行います。また、文書等管理規程に基づく手順について、改めて全ての職員に周知徹底を図り、再発防止に努めてまいります。

岸本 聡子区長のコメント

このたび発生した、保存期限内の文書の誤廃棄事案につきまして、区民の皆さまにご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。公文書の適正な管理は区政運営の基本であり、今回の事案を重く受け止めるとともに、文書の電子化やデジタル技術の活用の重要性を改めて認識しております。
今後は、同様の事案が発生しないよう、再発防止策を徹底することはもとより、本事案を契機として、職員一人ひとりが業務のあり方を見直し、DXの視点から改善を積み重ねる組織文化の醸成を進めてまいります。